1. PREÂMBULO
Tal como todos os recursos da empresa, os veículos são ferramentas essenciais para o desempenho das responsabilidades dos colaboradores da YELLOWFISH e refletem também a imagem da empresa.
É, sem dúvida, do interesse de todos encontrar os recursos da empresa em bom estado, bem conservados e limpos. Por conseguinte, a utilização destes veículos deve refletir esses mesmos valores. Os veículos YELLOWFISH não são exceção.
O presente documento tem como objetivo definir e clarificar as regras de gestão, manutenção e utilização dos veículos YELLOWFISH. Além de incluir as políticas da empresa, integra práticas de bom senso que todos os colaboradores estão propensos a aplicar aos seus veículos pessoais.
O objetivo deste documento é assegurar que a frota de veículos da YELLOWFISH se mantenha em condições ideais, tanto em termos de limpeza, manutenção e utilização, garantindo também a implementação de medidas preventivas para minimizar custos de reparação e manutenção.
Dado que os veículos são vitais para as operações da YELLOWFISH, devem ser tratados com o máximo cuidado por todos os colaboradores.
Os veículos YELLOWFISH destinam-se exclusivamente a uso profissional e qualquer utilização abusiva não será tolerada.
2. ATRIBUIÇÃO DE VEÍCULOS
Todos os veículos terão um responsável designado e vários utilizadores.
O colaborador designado para um veículo é responsável por garantir o seu bom funcionamento e deve comunicar quaisquer necessidades ao gestor de frota, nomeadamente:
A. Inspeções
B. Manutenção
C. Substituição de pneus
D. Reparações
E. Limpeza
F. Outras necessidades relacionadas com o veículo
G. O utilizador principal, sendo o condutor mais frequente, deve auxiliar o gestor de frota na monitorização do estado do veículo, assegurando um acompanhamento constante.
Embora dois colaboradores supervisionem cada veículo, cabe a cada utilizador cumprir as regras definidas neste documento, cuidar dos veículos como se fossem seus e reportar qualquer anomalia detetada.
3. EQUIPAMENTO DOS VEÍCULOS
Todos os veículos YELLOWFISH estão equipados com os seguintes elementos:
1. Documento de matrícula do veículo
2. Certificado de inspeção técnica (quando aplicável)
3. Carta verde de seguro
4. Declaração amigável de acidente
5. Cartão de combustível
6. Lista de verificação do veículo
Adicionalmente, os veículos incluem:
8. Dispositivo de portagem (Via Verde)
9. Balança
10. Triângulo de sinalização
11. Colete refletor
12. Macaco
13. Roda sobresselente
14. Equipamento de segurança infantil:
15. Cadeirinha de bebé MB: 2 unidades; MM: 1 unidade; MV: 1 unidade; MG: 2 unidades
16. Cosy (nacela) MB: 2 unidades; MG: 2 unidades (estes veículos também podem acolher MV, MM)
17. Banco elevatório sem encosto MB: 2 unidades; MM: 1 unidade; MV: 1 unidade; MG: 2 unidades
18. Banco elevatório com encosto MB: 4 unidades; MM: 2 unidades; MV: 1 unidade; MG: 2 unidades
4. ATRIBUIÇÃO DE VEÍCULOS
1. A atribuição dos veículos é da responsabilidade do gestor de frota ou de uma pessoa hierarquicamente superior, de acordo com as necessidades da YELLOWFISH.
2. Os veículos serão distribuídos consoante a disponibilidade e as necessidades operacionais.
3. Quando um veículo é entregue, o condutor recebe uma lista de verificação contendo o inventário e o estado do veículo (incluindo riscos ou danos existentes), que deve ser assinada, ficando uma cópia com o condutor. O veículo deve ser devolvido nas mesmas condições.
5. LIMPEZA
É essencial manter os veículos limpos, pois refletem a imagem da YELLOWFISH perante os clientes. Assim:
1. Os condutores são responsáveis pela limpeza interior e exterior dos veículos. A YELLOWFISH disponibiliza uma estação de lavagem interna para esse efeito. As despesas com limpezas externas não serão reembolsadas.
A. Limpeza exterior: Deve ser efetuada regularmente para evitar o acúmulo de pó, lama, insetos, etc.
B. Limpeza interior: Deve ser efetuada regularmente para evitar o acúmulo de sujidade em tapetes, bancos, vidros, tablier ou bagageira. Os condutores devem assegurar que não ficam resíduos no veículo entre turnos. É estritamente proibido fumar dentro dos veículos.
6. COMBUSTÍVEL
Os veículos YELLOWFISH são abastecidos em postos de combustível parceiros da empresa através de um cartão magnético.
1. Os veículos não devem ser deixados na reserva;
A. Os condutores devem pensar nos colegas que possam necessitar do veículo para um serviço urgente.
B. O abastecimento deve ser feito antes do depósito ficar vazio, para evitar a transferência de impurezas para os filtros de combustível, o que pode aumentar os custos de manutenção.
2. Cada veículo possui um cartão de combustível único, utilizável apenas para o veículo atribuído.
3. Em caso de perda, mau funcionamento ou dano do cartão, o gestor de frota deve ser informado imediatamente para que sejam tomadas as medidas necessárias.
4. Após o abastecimento, o condutor deve efetuar o pagamento no posto com o cartão magnético, introduzindo o PIN do cartão, o PIN do condutor e a quilometragem atual do veículo.
5. Pagamentos em numerário para combustível não serão aceites sem autorização prévia do gestor de frota.
6. O recibo de combustível deve ser entregue ao departamento financeiro aquando da apresentação das contas do condutor.
7. UTILIZAÇÃO DO DISPOSITIVO DE PORTAGEM
A utilização de autoestradas faz parte das operações diárias da YELLOWFISH, com o objetivo de otimizar e melhorar os serviços, tanto em termos de tempo como de conforto para os clientes. Os veículos estão equipados com dispositivos Via Verde, mas devem ser respeitadas as seguintes regras:
1. O uso incorreto do dispositivo Via Verde gera custos desnecessários para a YELLOWFISH. Em caso de uso abusivo, o condutor suportará o custo correspondente.
2. O dispositivo deve estar fixo no para-brisas do veículo.
3. Se o condutor verificar que o dispositivo não funciona (por exemplo, à entrada de um parque), deve informar o gestor de frota para substituição.
A. O condutor é responsável pelo pagamento das portagens caso o dispositivo esteja avariado, devendo solicitar recibo com o NIF da YELLOWFISH.
B. O pagamento pode ser efetuado nos CTT ou num ponto Payshop.
4. O dispositivo Via Verde pode ser utilizado em parques equipados com este sistema, nomeadamente:
A. Aeroporto de Faro (chegadas apenas com autorização),
B. “Kiss and Fly” do Aeroporto de Faro,
C. Aeroporto de Lisboa (P2).
8. RESPONSABILIDADES DO CONDUTOR RELATIVAS AOS VEÍCULOS YELLOWFISH
1. Assegurar a correta manutenção e utilização do veículo.
2. Solicitar atempadamente as revisões do veículo.
3. Antes de iniciar o turno, verificar se o veículo possui todos os documentos legais obrigatórios.
4. Abastecer se necessário.
5. Efetuar uma inspeção visual para detetar eventuais danos.
6. Verificar regularmente a pressão dos pneus, uma vez que uma pressão incorreta aumenta o consumo de combustível e o desgaste dos pneus.
7. Evitar mudanças de velocidade e travagens desnecessárias.
8. Utilizar o ar condicionado com moderação para poupar combustível.
9. Desligar sempre o ar condicionado antes de desligar o motor.
10. Evitar travagens bruscas e acelerações rápidas, pois aumentam o consumo e o desgaste do veículo.
9. RESPONSABILIDADES DO CONDUTOR SEGUNDO O CÓDIGO DA ESTRADA
1. Os condutores YELLOWFISH devem conduzir com a máxima prudência e cumprir rigorosamente o Código da Estrada.
2. Os condutores YELLOWFISH são responsáveis por quaisquer infrações ao Código da Estrada.
3. É estritamente proibido o uso de telemóvel durante a condução dos veículos YELLOWFISH.
4. Todos os veículos YELLOWFISH estão equipados com sistema mãos-livres, que deve ser utilizado sempre que necessário.
5. Os condutores com suspensão de carta por motivos médicos ou legais devem informar imediatamente o seu superior hierárquico.
10. ACIDENTES
Um acidente é definido como qualquer incidente envolvendo um veículo YELLOWFISH que cause danos materiais ou corporais, quer ao condutor, quer a terceiros.
Em caso de acidente, o condutor deve:
A. Contactar as autoridades.
B. Informar o serviço de apoio ao condutor (que informará o gestor de frota).
C. Se estiverem clientes envolvidos, contactar imediatamente os serviços de emergência.
D. Preencher a declaração amigável no local, recolher todas as informações relevantes e não mover o veículo até autorização das autoridades.
E. Entregar a declaração no escritório com todos os detalhes e esquemas necessários.
F. Caso o veículo fique imobilizado, contactar o gestor de frota para organizar o reboque ou reparação.
11. AVARIA
Em caso de avaria, o condutor deve:
A. Informar sempre o APOIO AO CONDUTOR.
B. Se o veículo não puder circular, deve ser entregue de imediato na oficina.
C. Se o veículo ainda puder circular, o gestor de frota deve agendar uma inspeção e reparação.
D. Caso seja necessária assistência, o condutor deve contactar o gestor de frota para organizar um veículo de substituição.
12. MANUTENÇÃO PREVENTIVA
A manutenção preventiva corresponde às revisões periódicas do veículo e à substituição de pneus.
A. Todos os veículos possuem um autocolante no pára-sol indicando a quilometragem para a próxima revisão. Cabe ao condutor solicitar a revisão antecipadamente ao backoffice (oficina).
B. Compete ao gestor de frota planear a revisão e decidir onde será realizada.
C. A substituição de pneus, reparação de furos e alinhamento devem também ser solicitados pelo condutor ao backoffice, para posterior agendamento com a Pneurapido ou outro prestador.
13. PEDIDO DE VEÍCULO PARA SERVIÇO EXTERNO
1. O pedido de um veículo para serviço externo deve ser feito por escrito ao gestor de frota, preferencialmente com uma antecedência mínima de 24 horas. O pedido deve incluir:
A. Identificação do requerente
B. Data, local, horas de partida e de regresso
C. Tipo de veículo
D. Finalidade da utilização
2. A autorização ou recusa do veículo para serviço externo é da responsabilidade do gestor de frota.
3. Os veículos disponibilizados destinam-se apenas a deslocações profissionais e não podem ser utilizados para fins pessoais.
4. As únicas exceções aplicam-se aos veículos da administração.
14. ROUBO
Em caso de roubo de um veículo YELLOWFISH ou dos seus pertences, o condutor deve comunicar imediatamente o incidente ao gestor de frota por telefone, que, se necessário, solicitará a apresentação de queixa junto das autoridades. a. A participação do roubo às autoridades deve ser feita pelo condutor.
15. RESPONSABILIDADES DISCIPLINARES
Os seguintes atos ou omissões podem constituir infração disciplinar:
A. Utilização não autorizada dos veículos entre turnos e/ou em dias de folga.
B. Utilização para fins pessoais.
C. Condução sob o efeito de álcool, drogas ou substâncias psicotrópicas.
D. Omissão na comunicação de uma avaria ou acidente.
E. Abandono injustificado do veículo em caso de acidente.
F. Utilização abusiva do veículo.
G. Retirada, ocultação ou qualquer ação que impeça a identificação imediata do veículo.
