1. PRÉAMBULE
Comme pour toutes les ressources de l’entreprise, les véhicules sont des outils essentiels pour l’accomplissement des responsabilités des employés de YELLOWFISH et reflètent également l’image de l’entreprise.
Il est sans aucun doute dans l’intérêt de tous de trouver les ressources de l’entreprise en bon état, bien entretenues et propres. Par conséquent, l’utilisation de ces véhicules doit incarner ces mêmes valeurs. Les véhicules YELLOWFISH ne font pas exception.
Le présent document vise à définir et clarifier les règles de gestion, d’entretien et d’utilisation des véhicules YELLOWFISH. En plus d’inclure les politiques de l’entreprise, il intègre des pratiques de bon sens que tous les employés sont susceptibles d’appliquer à leurs véhicules personnels.
L’objectif de ce document est d’assurer que la flotte de véhicules de YELLOWFISH reste dans un état optimal, tant au niveau de la propreté, de l’entretien que de l’utilisation, tout en garantissant la mise en place de mesures préventives pour minimiser les coûts de réparation et de maintenance.
Étant donné que les véhicules sont vitaux pour les opérations de YELLOWFISH, ils doivent être traités avec le plus grand soin par tous les employés.
Les véhicules YELLOWFISH sont exclusivement destinés à un usage professionnel, et tout usage abusif ne sera pas toléré.
2. ATTRIBUTION DES VÉHICULES
Tous les véhicules auront un responsable attitré et plusieurs utilisateurs.
L’employé désigné pour un véhicule est responsable de veiller à son parfait état de fonctionnement et doit signaler tout besoin au gestionnaire de flotte, notamment :
A. Inspections
B. Entretien
C. Remplacement des pneus
D. Réparations
E. Nettoyage
F. Autres besoins liés au véhicule
G. L’utilisateur principal, étant le conducteur le plus fréquent, doit assister le gestionnaire de flotte dans la surveillance de l’état du véhicule, assurant ainsi un suivi constant.
Bien que deux employés supervisent chaque véhicule, il incombe à chaque utilisateur de respecter les règles définies dans ce document, de prendre soin des véhicules comme s’ils leur appartenaient, et de signaler toute anomalie détectée.
3. ÉQUIPEMENT DES VÉHICULES
Tous les véhicules YELLOWFISH sont équipés des éléments suivants :
1. Carte grise du véhicule
2. Certificat de contrôle technique (le cas échéant)
3. Carte verte d’assurance
4. Constat amiable d’accident
5. Carte de carburant
6. Liste de vérification du véhicule
7. De plus, les véhicules comprennent :
8. Dispositif de télépéage
9. Balance
10. Triangle de signalisation
11. Gilet réfléchissant
12. Cric
13. Roue de secours
14. Équipement de sécurité pour enfants :
15. Siège bébé
MB : 2 unités ; MM : 1 unité ; MV : 1 unité ; MG : 2 unités
16. Cosy (nacelle)
MB : 2 unités ; MG : 2 unités (ces véhicules peuvent également accueillir MV, MM)
17. Rehausseur sans dossier
MB : 2 unités ; MM : 1 unité ; MV : 1 unité ; MG : 2 unités
18. Rehausseur avec dossier
MB : 4 unités ; MM : 2 unités ; MV : 1 unité ; MG : 2 unités
4. ATTRIBUTION DES VÉHICULES
1. L’attribution des véhicules relève de la responsabilité du gestionnaire de flotte ou d’une personne de rang supérieur, toujours en fonction des besoins de YELLOWFISH.
2. Les véhicules seront distribués selon la disponibilité et les besoins.
3. Lorsqu’un véhicule est retiré, le conducteur recevra une liste de vérification contenant l’inventaire du véhicule et son état (y compris les rayures ou dommages existants), qui devra être signée, une copie étant conservée par le conducteur. Le véhicule doit être restitué dans le même état.
5. NETTOYAGE
Il est essentiel de maintenir les véhicules propres, car ils reflètent l’image de YELLOWFISH auprès des clients. Par conséquent, il faut veiller à ce que :
1. Les conducteurs soient responsables de la propreté intérieure et extérieure des véhicules. YELLOWFISH met à disposition une station de lavage interne à cet effet. Les frais de nettoyage effectués à l’extérieur ne seront pas remboursés.
A. Nettoyage extérieur :
Doit être effectué régulièrement pour éviter l’accumulation de poussière, boue, insectes, etc.
B. Nettoyage intérieur :
Doit être effectué régulièrement pour éviter l’accumulation de saleté sur les tapis, sièges, vitres, tableaux de bord ou coffres. Les conducteurs doivent s’assurer qu’aucun déchet n’est laissé dans le véhicule entre les services. Fumer dans les véhicules est strictement interdit.
6. CARBURANT
Les véhicules YELLOWFISH sont alimentés dans des stations-service partenaires de l’entreprise à l’aide d’une carte magnétique.
1. Les véhicules ne doivent pas être laissés sur la réserve ;
A. Les conducteurs doivent penser à leurs collègues susceptibles d’avoir besoin du véhicule pour un transfert urgent.
B. Le ravitaillement doit être effectué avant que le véhicule ne soit à sec, afin d’éviter le transfert d’impuretés dans les filtres à carburant, ce qui pourrait augmenter les coûts de maintenance.
2. Chaque véhicule possède une carte carburant unique, utilisable uniquement pour le véhicule attribué.
3. En cas de perte, dysfonctionnement, détérioration ou tout autre problème rendant la carte inutilisable, le gestionnaire de flotte doit être immédiatement averti pour prendre les mesures nécessaires.
4. Après le ravitaillement, le conducteur doit régler à la station à l’aide de la carte magnétique, en entrant le code PIN de la carte, suivi du code PIN du conducteur et du kilométrage actuel du véhicule.
5. Les paiements en espèces pour le carburant ne seront pas acceptés sans autorisation préalable du gestionnaire de flotte.
6. Le reçu de carburant doit être remis au service financier lors de la soumission des comptes du conducteur.
7. UTILISATION DU DISPOSITIF DE TÉLÉPÉAGE
L’utilisation des autoroutes fait partie des opérations quotidiennes de YELLOWFISH, dans le but d’optimiser et d’améliorer les services, tant en termes de temps que de confort pour les clients. Les véhicules sont équipés de dispositifs Via Verde, mais certaines règles doivent être respectées :
1. Une mauvaise utilisation du dispositif Via Verde entraîne des coûts inutiles pour YELLOWFISH. En cas d’usage abusif, le conducteur devra supporter le coût correspondant.
2. Le dispositif doit être fixé sur le pare-brise du véhicule.
3. Si le conducteur constate que le dispositif ne fonctionne pas (par exemple à l’entrée d’un parking), il doit en informer le gestionnaire de flotte pour un remplacement.
A. Le conducteur est responsable du paiement des péages si le dispositif est défectueux et doit demander un reçu avec le NIF de YELLOWFISH.
B. Le paiement peut être effectué à un bureau de poste ou dans un point payshop.
4. Le dispositif Via Verde peut être utilisé dans les parkings équipés de ce système, notamment :
A. Aéroport de Faro (arrivées uniquement avec autorisation),
B. Kiss and Fly Aéroport de Faro.
C. Aéroport de Lisbonne (P2).
8. RESPONSABILITÉS DU CONDUCTEUR ENVERS LES VÉHICULES YELLOWFISH
1. Assurer le bon entretien et l’utilisation correcte du véhicule.
2. Demander en temps voulu les révisions du véhicule.
3. Avant de commencer la journée de travail, vérifier que le véhicule dispose de tous les documents légaux requis.
4. Faire le plein si nécessaire.
5. Effectuer une inspection visuelle pour détecter d’éventuels dommages.
6. Vérifier régulièrement la pression des pneus, car une pression incorrecte augmente la consommation de carburant et l’usure des pneus.
7. Éviter les changements de vitesse et freinages inutiles.
8. Utiliser la climatisation avec modération pour économiser le carburant.
9. Toujours éteindre la climatisation avant de couper le moteur.
10. Éviter les freinages brusques et les accélérations rapides, car cela augmente la consommation de carburant et l’usure du véhicule.
9. RESPONSABILITÉS DU CONDUCTEUR SELON LE CODE DE LA ROUTE
1. Les conducteurs YELLOWFISH doivent conduire avec la plus grande prudence et respecter strictement le code de la route.
2. Les conducteurs YELLOWFISH sont responsables de toute infraction au code de la route.
3. L’utilisation du téléphone portable est strictement interdite pendant la conduite des véhicules YELLOWFISH.
4. Tous les véhicules YELLOWFISH sont équipés d’un système mains libres, qui doit être utilisé si nécessaire.
5. Les conducteurs faisant l’objet d’une suspension de permis pour raisons médicales ou légales doivent en informer immédiatement leur supérieur hiérarchique.
10. ACCIDENTS
Un accident est défini comme tout incident impliquant un véhicule YELLOWFISH causant des dommages matériels ou corporels, que ce soit au conducteur ou à des tiers.
En cas d’accident, le conducteur doit :
A. Appeler les autorités.
B. Informer le service de support conducteur (qui préviendra le gestionnaire de flotte).
C. Si des clients sont impliqués, appeler immédiatement les services d’urgence.
D. Remplir un constat amiable sur place, collecter toutes les informations pertinentes et ne pas déplacer le véhicule avant l’autorisation des autorités.
E. Remettre le constat au bureau avec tous les détails et schémas nécessaires.
F. Si le véhicule est immobilisé, contacter le gestionnaire de flotte pour organiser le remorquage ou les réparations.
11. PANNE
En cas de panne, le conducteur doit :
A. Toujours informer le SUPPORT CONDUCTEUR.
B. Si le véhicule ne peut plus être conduit, il doit être immédiatement livré à l’atelier.
C. Si le véhicule est encore en état de marche, le gestionnaire de flotte doit planifier une inspection et une réparation.
D. Si une assistance est nécessaire, le conducteur doit contacter le gestionnaire de flotte pour organiser un véhicule de remplacement.
12. ENTRETIEN PRÉVENTIF
L’entretien préventif correspond aux révisions périodiques du véhicule ainsi qu’au remplacement des pneus.
A. Tous les véhicules ont un autocollant sur le pare-soleil indiquant le kilométrage pour la prochaine révision. Il appartient au conducteur d’en faire la demande à l’avance au back-office (garage).
B. Il revient au gestionnaire de flotte de planifier la révision et de décider où elle sera effectuée.
C. Le remplacement des pneus, la réparation des crevaisons et l’alignement doivent également être demandés par le conducteur au back-office pour une planification ultérieure chez Pneurapido ou un autre prestataire.
13. DEMANDE DE VÉHICULE POUR SERVICE EXTERNE
1. La demande d’un véhicule pour un service externe doit être faite par écrit au gestionnaire de flotte, de préférence avec un préavis d’au moins 24 heures. La demande doit inclure :
A. L’identification du demandeur
B. La date, le lieu, les heures de départ et d’arrivée
C. Le type de véhicule
D. L’objectif de l’utilisation
2. L’autorisation ou le refus du véhicule pour service externe relève de la responsabilité du gestionnaire de flotte.
3. Les véhicules fournis sont destinés uniquement aux déplacements professionnels et ne peuvent pas être utilisés à des fins personnelles.
4. Les seules exceptions concernent les véhicules de l’administration.
14. VOL
En cas de vol d’un véhicule YELLOWFISH ou de ses effets, le conducteur doit immédiatement signaler l’incident au gestionnaire de flotte par téléphone, qui, si nécessaire, lui demandera de déposer une plainte auprès des autorités. a. La déclaration de vol auprès de la police doit être effectuée par le conducteur.
15. RESPONSABILITÉS DISCIPLINAIRES
Les actes ou omissions suivants peuvent constituer une infraction disciplinaire :
A. Utilisation non autorisée des véhicules entre les services et/ou les jours de repos.
B. Utilisation à des fins personnelles.
C. Conduite sous l’influence de l’alcool, de drogues ou de substances psychotropes.
D. Omission de signaler une panne ou un accident.
E. Abandon injustifié du véhicule en cas d’accident.
F. Utilisation abusive du véhicule.
G. Retrait, dissimulation ou toute autre action empêchant l’identification immédiate du véhicule.
